Home  »  E-Learning • Purchasing & Procurement   »   E-Learning – Secretary and Administration

E-Learning – Secretary and Administration

DESKRIPSI

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

 

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk:

• Mengetahui dan memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
• Memahami tahapan pengelolaan informasi yang dibutuhkan oleh unit lain dalam perusahaan
• Memahami tahapan dan teknik dalam pengelolaan arsip (sistem filling) dengan baik dan efektif
• Memahami fungsi Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas perusahaan
• Meningkatkan kemampuan problem solving terkait dengan administration and modern office
• Memahami pentingnya komunikasi tertulis
• Memahami permasalahan yang timbul karena proses komunikasi tertulis yang salah
• Mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari komunikasi tertulis
• Mengidentifikasi fungsi, bagian, bentuk, dan bahasa surat dan memorandum yang efektif dan benar
• Menyadari pentingnya komunikasi dalam pekerjaan, hubungan antar-pribadi dan hubungan antar-organisasi
• Memberikan ketrampilan teknis menulis dan berbicara dalam rangka pengembangan brand image perusahaan
• Meningkatkan kemampuan penyelesaian persoalan terkait dengan writing skill
• Mengetahui dan memahami tahapan dan skill untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional dan memiliki kinerja yang optimal

 

MATERI

1. Ruang Lingkup dan Konsep Administration and Modern Office

• Konsep dan Definisi Kantor dan Administrasi Perkantoran
• Ruang Lingkup dan Konsep Administrasi Perkantoran Modern
• Tujuan dan Manfaat Administrasi Perkantoran Efektif
• Karakteristik Administrasi Perkantoran modern

2. Tata Kelola Komunikasi & Korespondensi

• Definisi, Ciri, Fungsi, dan Jenis Surat
• Bagian Surat
• Format dan Bahasa Surat
• Tahapan Penyusunan Surat
• Tahapan Pengurusan dan Pengendalian/Kontrol Surat Masuk dan Surat Keluar

3. Pelayanan Telepon

• Persiapan Menerima Telepon
• Teknik Menelepon
• Mencatat Pesan Telepon
• Kesalahan dalam Bertelepon

4. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)

• Konsep Digital Filing System & Perangkat Pendukungnya
• Isu Legalitas Arsip Digital
• Prosedur Imaging Document
• Kategori Penggunaan Scanner dan Komponen EDMS
• Integrasi EDMS dengan Informasi dan Tempat Penyimpanan
• Alat dan Media Penyimpanan (Storage)

5. Dokumentasidan Arsip

• Definisi serta Konsep Arsip dan Pengelolaan Arsip
• Jenis Arsip & Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan Pendistribusian Arsip
• Penataanarsip (Klasifikasi dan Pengkodean Arsip)
• Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip Vital
• Peminjaman Arsip dan Penyusutan Arsip
• Hal-hal Penting dalam Pengelolaan Arsip

6. Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)

• Definisidan Manfaat Penyusunan SOP
• Simbol-simbol SOP
• Prinsip dan Teknik Penyusunan SOP

7. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor

• Nilai Waktu dan Pentingnya Pengelolaan Waktu yang Efektif
• Teknik Manajemen Waktu: Skala Prioritas, Delegasi, dan Asertif
• Identifikasi Penyebab Waktu Terbuang Percuma dan Antisipasinya
• Mengelola Rapat Secara Efektif dan Membuat Notulen yang Baik

8. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

• Makna dan Dampak Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Aplikasi Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
• Software untuk administrasi perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik
• Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen Basis Data
• LAN, Intranet, dan Internet

9. Basic Mentality for Secretary:

• Motivasi, Sikap Positif, Etika Bekerja

10. Interpersonal Communication Skill:

• Active Listening, Assertiveness

11. Public Relations for Secretary:

• Peran dan Keterampilan yang Diperlukan Sekretaris Sebagai PR; Menjaga Citra Positif Perusahaan di Mata Public, Menjalin Hubungan dengan Media Massa, Menyelenggarakan Event Perusahaan, dan lain-lain

12. Customer Service Excellence for Secretary:

• Peran dan Keterampilan yang Diperlukan Sekretaris dalam Melayani Pelanggan Internal maupun Eksternal

13. Professional wardrobe and grooming:

• Penampilan yang Professional, Pemilihan Busana Kerja, Padu Padan Warna, Keserasian, Apa yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan untuk Menjaga Penampilan

14. Proses Komunikasi

• Jenis-jenis Komunikasi: Tertulis dan Tidak Tertulis
• Karakteristik Komunikasi
• Hambatan-hambatan Komunikasi
• Teknik Berkomunikasi yang Efektif

15. Tahapan dan Ruang Lingkup Penulisan

• Persiapan Sebelum Menulis/Rencana Penulisan
• Dampak Menulis, Ragam Tulisan, dan Fungsi Menulis
• Organisasi Penulisan
• Gaya Penulisan serta Target Pembaca
• Teknik Pemilihan Sarana Menulis

16. Teknik Penulisan Surat-surat Bisnis

• Jenis dan Karakteristik Surat Bisnis
• Anatomi Surat Bisnis
• Teknik Penulisan Surat-surat Bisnis
• Memo dan Email dalam Kegiatan Bisnis
• Struktur Pembuatan Surat
• Model Surat Pemasaran

17. Proses Penulisan (Writing Process)

• Rencana Penulisan
• Organisasi Penulisan
• Gaya Penulisan
• Target Pembaca

18. Jenis-jenis Business Writing serta Etika Penulisan dan Pengirimannya

• Surat
• E-mail
• Memo
• Laporan
• Minutes of Meeting
• Undangan/Invitation

19. Persiapan Teknik Business Writing yang efektif

• Prepare Effective Business Writing
• Sentence and Lines for Paragraph
• Readability/Mudah Dibaca dan Dimengerti
• Punctuation
• Redundancy
• Word Choices/Pemilihan Kata-kata

20. Format Business Writing

• Informational
• Sales or Persuasion
• Request
• Complaint
• Rejection
• Collection
• Goodwill

21. Studi Kasus dan Diskusi

Form Registrasi Pelatihan / Training

Jika anda berkeinginan untuk mengikuti Pelatihan E-Learning – Secretary and Administration, anda bisa langsung menghubungi salah satu nomor kami di bawah ini:

• (0274) 4291-355 (08:00 – 16:00)
• 0811 2938 847

Anda juga bisa langsung mengisi Formulir pendaftaran di bawah ini: